Od 1. januára 2027 sa na Slovensku zmení spôsob, akým budú platitelia DPH vystavovať a prijímať faktúry. Nepôjde len o ďalšiu administratívnu povinnosť, ale o úplne nový systém elektronickej výmeny faktúr.
V predchádzajúcom článku sme sa venovali tomu, koho sa povinná e-fakturácia týka a odkedy začne platiť. Tentokrát sa pozrieme na praktickú stránku celého procesu – ako bude e-faktúra vyzerať, ako sa bude odosielať, akú úlohu bude mať systém IS EFA a prečo už nebude stačiť poslať faktúru e-mailom vo formáte PDF.
E-faktúra nie je PDF
Nová e-faktúra bude predstavovať štruktúrovaný elektronický dokument, ktorý dokáže automaticky spracovať fakturačný alebo účtovný softvér (Pohoda, iDoklad, SuperFaktura, MRP, OMEGA a ďalšie). Nebude určený predovšetkým na čítanie človekom, ale na bezpečnú výmenu údajov medzi informačnými systémami.
To znamená, že údaje z faktúry nebude potrebné ručne prepisovať do účtovníctva. Po doručení ich systém automaticky načíta, skontroluje a zaúčtuje podľa nastavených pravidiel.
PDF pritom úplne nezmizne. Mnohé programy ho budú naďalej vytvárať ako vizuálnu podobu faktúry pre zákazníka, právne rozhodujúca však bude štruktúrovaná elektronická verzia.
V akom formáte bude e-faktúra vytvorená?
Povinná e-fakturácia bude vychádzať z európskej normy EN 16931, ktorá stanovuje jednotný obsah elektronických faktúr v celej Európskej únii.
Samotné údaje budú zapísané vo formáte XML, pričom na výmenu dokumentov sa bude používať štandard Peppol BIS. Vďaka tomu budú faktúry vytvorené na Slovensku kompatibilné aj so systémami používanými v ďalších európskych krajinách.
Pre podnikateľa to však neznamená, že sa bude musieť naučiť pracovať s XML súbormi. Väčšinu technických požiadaviek zabezpečí fakturačný alebo účtovný softvér.
Čo bude e-faktúra obsahovať?
Obsah faktúry sa zásadne nezmení. Naďalej bude musieť obsahovať všetky údaje požadované zákonom o DPH, napríklad:
- identifikačné údaje dodávateľa a odberateľa,
- IČ DPH,
- poradové číslo faktúry,
- dátum vystavenia,
- dátum dodania tovaru alebo služby,
- opis dodaného plnenia,
- množstvo,
- cenu,
- základ dane,
- sadzbu DPH,
- výšku DPH,
- celkovú sumu na úhradu.
Novinkou je spôsob, akým budú tieto údaje zapísané. Nebudú tvoriť iba text na dokumente, ale budú uložené v presne definovaných dátových poliach. Každý účtovný systém tak bude vedieť jednoznačne rozpoznať, ktorá hodnota predstavuje dátum dodania, ktorá základ dane alebo výšku DPH.
Ako bude prebiehať odoslanie e-faktúry?
Najväčšia zmena nastane práve pri doručovaní faktúr. Dnes väčšina podnikateľov vystaví faktúru, uloží ju ako PDF a odošle e-mailom. Od roku 2027 bude postup odlišný.
Po vystavení faktúry ju fakturačný systém odošle prostredníctvom certifikovaného poskytovateľa doručovacej služby do siete Peppol. Tá zabezpečí bezpečné doručenie elektronického dokumentu príjemcovi a zároveň umožní splniť zákonné povinnosti voči Finančnej správe.
Podnikateľ pritom nebude musieť komunikovať so sieťou Peppol priamo. Vo väčšine prípadov túto komunikáciu zabezpečí jeho účtovný alebo fakturačný softvér prostredníctvom certifikovaného poskytovateľa.
Akú úlohu bude mať IS EFA?
Jednou z najväčších noviniek je Informačný systém elektronickej fakturácie (IS EFA), ktorý prevádzkuje Finančná správa SR. Nepôjde o účtovný program ani o miesto, kde budete faktúry vytvárať. Jeho úlohou bude zabezpečiť fungovanie systému elektronickej fakturácie a výmenu údajov medzi jednotlivými účastníkmi.
IS EFA bude prijímať údaje o elektronických faktúrach, vykonávať ich technickú kontrolu a zabezpečovať ich ďalšie spracovanie v súlade s legislatívou. Zároveň umožní komunikáciu s európskou sieťou Peppol, ktorá je základom cezhraničnej výmeny elektronických faktúr.
Pre väčšinu podnikateľov bude IS EFA fungovať „na pozadí“. Ak používajú moderný fakturačný alebo účtovný softvér, komunikáciu so systémom zabezpečí samotná aplikácia alebo jej poskytovateľ.
Čo je Peppol a prečo sa o ňom toľko hovorí?
Peppol (Pan-European Public Procurement Online) je medzinárodná sieť určená na bezpečnú elektronickú výmenu obchodných dokumentov. Hoci vznikla najmä pre verejné obstarávanie, dnes sa využíva aj pri fakturácii medzi podnikateľmi vo viacerých európskych krajinách.
Jej výhodou je, že funguje na princípe jednotných pravidiel. Ak sú do siete zapojení dodávateľ aj odberateľ, dokážu si elektronické faktúry vymieňať bez ohľadu na to, aký účtovný softvér používajú.
To znamená, že slovenská spoločnosť bude môcť rovnakým spôsobom odoslať e-faktúru obchodnému partnerovi v zahraničí, ak bude aj ten súčasťou siete Peppol.
Kto je poskytovateľ doručovacej služby?
Pri e-fakturácii sa často spomína aj pojem poskytovateľ doručovacej služby, niekedy označovaný aj ako Peppol Access Point.
Ide o certifikovaného sprostredkovateľa, ktorý zabezpečuje odosielanie a prijímanie elektronických faktúr medzi jednotlivými účastníkmi siete. Môže ním byť napríklad výrobca účtovného softvéru alebo špecializovaná spoločnosť, ktorá túto službu poskytuje.
Podnikateľ teda nebude posielať faktúry priamo cez IS EFA ani priamo do siete Peppol. Faktúru odošle zo svojho fakturačného programu a o jej doručenie sa postará poskytovateľ doručovacej služby.
Čo sa stane po vystavení faktúry?
Celý proces bude vo väčšine prípadov prebiehať automaticky:
- podnikateľ vystaví faktúru vo svojom fakturačnom alebo účtovnom programe,
- softvér ju prevedie do predpísaného štruktúrovaného formátu,
- faktúra prejde technickou kontrolou,
- prostredníctvom poskytovateľa doručovacej služby sa odošle cez sieť Peppol,
- elektronická faktúra sa doručí odberateľovi,
- údaje sa spracujú aj v systéme IS EFA podľa pravidiel stanovených legislatívou.
Podnikateľ tak nebude musieť posielať PDF e-mailom ani manuálne nahrávať faktúry do samostatného systému. Pred odoslaním prejde e-faktúra automatickou kontrolou.
Overuje sa napríklad:
- či obsahuje všetky povinné údaje,
- či sú údaje zapísané v správnej štruktúre,
- či spĺňa požiadavky európskeho štandardu,
- či neobsahuje technické chyby, ktoré by znemožnili jej spracovanie.
Ak systém zistí chybu, faktúra nebude úspešne doručená, kým sa nedostatky neodstránia. V praxi by tak malo ubudnúť prípadov, keď odberateľ dostane neúplnú alebo technicky nesprávnu faktúru.
Ani po zavedení e-fakturácie nezanikne potreba opravovať nesprávne vystavené doklady.
Ak bude potrebné opraviť cenu, množstvo, sadzbu DPH alebo inú náležitosť, bude sa postupovať rovnako ako dnes – prostredníctvom opravných dokladov, teda najmä dobropisov alebo ťarchopisov.
Rozdiel bude v tom, že aj tieto doklady budú mať podobu štruktúrovanej elektronickej faktúry a budú sa odosielať rovnakým spôsobom ako pôvodný doklad.
Bude možné faktúru odmietnuť?
Áno. Nový systém počíta aj so situáciami, keď prijatá faktúra obsahuje chyby alebo nezodpovedá skutočne dodanému plneniu.
Bude sa rozlišovať:
- technické odmietnutie, ak faktúra nespĺňa požadovaný formát alebo obsahuje technické chyby,
- obchodnú reklamáciu, keď je faktúra po technickej stránke správna, ale podnikateľ nesúhlasí s jej obsahom (napríklad s fakturovanou sumou alebo rozsahom dodávky).
V druhom prípade sa bude situácia riešiť rovnako ako dnes – komunikáciou medzi dodávateľom a odberateľom a prípadným vystavením opravného dokladu.
Ako bude fungovať archivácia e-faktúr?
Zavedením e-fakturácie sa nemení len spôsob vystavovania a doručovania faktúr, ale aj požiadavky na ich uchovávanie.
Elektronické faktúry bude potrebné archivovať tak, aby bola počas celej zákonnej lehoty zachovaná:
- pravosť pôvodu, teda istota, kto faktúru vystavil,
- neporušenosť obsahu, aby nebolo možné dodatočne meniť údaje,
- čitateľnosť, teda možnosť faktúru zobraziť a sprístupniť aj po niekoľkých rokoch.
Nestačí preto vytlačiť e-faktúru na papier alebo si ponechať iba jej PDF verziu. Uchovávať sa bude musieť aj jej pôvodná elektronická podoba v štruktúrovanom formáte.
Väčšina moderných účtovných systémov by mala archiváciu zabezpečovať automaticky. Podnikatelia, ktorí dnes ukladajú faktúry len do priečinkov v počítači alebo ich evidujú ručne, by si preto mali overiť, či ich súčasné riešenie bude spĺňať nové požiadavky.
Ktorých faktúr sa bude e-fakturácia týkať?
Povinná elektronická fakturácia sa bude zavádzať postupne. V prvej fáze sa zameriava najmä na platiteľov DPH a faktúry vystavené pri tuzemských zdaniteľných obchodoch medzi podnikateľmi.
Naopak, nie všetky doklady budú podliehať rovnakému režimu. Spôsob fakturácie sa môže líšiť podľa toho, či ide o:
- obchod medzi dvoma podnikateľmi,
- obchod so zahraničným partnerom,
- predaj konečnému spotrebiteľovi,
- alebo iné špecifické prípady upravené zákonom.
Preto bude dôležité sledovať, na ktoré typy transakcií sa povinnosť elektronickej fakturácie vzťahuje a pri ktorých zostanú zachované existujúce pravidlá.
Budú musieť firmy meniť účtovný softvér?
Vo väčšine prípadov nebude potrebné meniť celý účtovný systém, ale bude potrebné zabezpečiť, aby podporoval nové požiadavky.
Aktualizácia účtovných a fakturačných programov umožní:
- vytvárať e-faktúry v požadovanom formáte,
- prijímať elektronické faktúry,
- komunikovať prostredníctvom siete Peppol,
- zabezpečiť odosielanie údajov podľa legislatívnych požiadaviek,
- archivovať elektronické dokumenty v súlade so zákonom.
Ak podnikateľ využíva jednoduché fakturačné aplikácie alebo vystavuje faktúry manuálne, mal by si už teraz overiť, či jeho riešenie bude nové požiadavky podporovať.
Aké výhody môže e-fakturácia priniesť?
Hoci sa zavedenie e-fakturácie spája najmä s novými povinnosťami, jej cieľom nie je len zvýšiť kontrolu zo strany štátu.
Správne nastavený systém môže podnikateľom priniesť viacero praktických výhod:
- menej manuálneho prepisovania údajov,
- nižšie riziko chýb pri účtovaní,
- rýchlejšie spracovanie prijatých faktúr,
- jednoduchšiu archiváciu dokladov,
- efektívnejšiu komunikáciu medzi obchodnými partnermi,
- jednoduchšie cezhraničné fakturovanie v rámci krajín využívajúcich štandard Peppol.
Najväčší prínos pocítia najmä spoločnosti, ktoré spracúvajú väčší počet faktúr a dnes venujú veľa času ich ručnému evidovaniu.
Ako sa pripraviť na nový systém?
Hoci povinná e-fakturácia začne platiť až od roku 2027, s prípravou sa oplatí začať skôr.
Podnikatelia by si mali overiť najmä:
- či ich účtovný alebo fakturačný softvér bude podporovať e-faktúry podľa európskeho štandardu,
- akým spôsobom bude zabezpečené odosielanie a prijímanie faktúr,
- či bude potrebné uzatvoriť zmluvu s poskytovateľom doručovacej služby,
- ako bude riešená archivácia elektronických dokladov,
- či bude potrebné upraviť interné procesy vo firme.
Včasná príprava môže výrazne uľahčiť prechod na nový systém a minimalizovať problémy po nadobudnutí účinnosti novej legislatívy.
Zhrnutie
Povinná e-fakturácia od roku 2027 nebude znamenať len zmenu formátu faktúr. Mení sa celý spôsob ich vytvárania, odosielania, prijímania a spracovania. Klasické PDF zaslané e-mailom už nebude spĺňať požiadavky zákona. Nahradí ho štruktúrovaná elektronická faktúra, ktorú budú vedieť automaticky spracovať informačné systémy.
Dôležitú úlohu pritom bude zohrávať európsky štandard EN 16931, sieť Peppol a Informačný systém elektronickej fakturácie (IS EFA), ktoré zabezpečia jednotný spôsob výmeny údajov medzi podnikateľmi.
Aj keď sa môže zdať, že ide o výraznú zmenu, väčšinu technických procesov zabezpečia účtovné a fakturačné programy. Pre podnikateľov preto bude najdôležitejšie overiť si, či ich používaný softvér nové požiadavky podporuje a pripraviť sa na prechod ešte pred nadobudnutím účinnosti novej povinnosti.